• Instrukcja Kancelaryjna

    w urzędzie, przedsiębiorstwie, firmie.

    Praktyka i Bezpieczeństwo w Czynnościach Kancelaryjnych

    Czyli kształtowanie sprawności funkcjonalnej urzędu/przedsiębiorstwa/firmy.

    Jakie techniki stosować w przetwarzania dokumentów?

    Jak doskonalić ten proces?

    Cel szkolenia:

     Po ukończeniu zajęć słuchacz powinien posiadać wiedzę z zakresu podniesienia efektywności zarządzania dokumentacją i poprawy organizacji pracy w urzędzie/przedsiębiorstwe/firmie. Uczestnicy szkolenia zapoznają się z tzw. dobrą praktyką i zasadami zarządzania dokumentacją zarówno papierową jak i elektroniczną, zdobędą także wiedzę o prawidłowym i sprawnym procesie tworzenia prawa wewnętrznego w obszarze instrukcji kancelaryjnej. Zapoznają się z modelami przepływu informacji/dokumentu począwszy od jej wpływu, aż do zakończenia procedury jej archiwizowania.

    Dodatkowo, osoba przeszkolona otrzymuje certyfikat określający obszar prawa i stosowania dobrej praktyki w zakresie przedstawionej wiedzy, zgodny z zakresem szkolenia.

    Plan i tematyka szkolenia:

    1. Rola i klasyfikacja podstawowych aktów prawnych związanych z prowadzeniem dokumentacji

    – Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych z dnia 20 stycznia 2011 r (Dz. U. Nr 14, poz. 67).

    – Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 167, poz. 1375).

    – Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698).

    2. Słowniczek pojęć związanych z dokumentowaniem i archiwizacją

    3. Odpowiedzialność pracownika za powierzone i przetwarzane dokumenty

    – Zasady ochrony powierzonych danych osobowych

    – Dokumenty niejawne

    – Tajemnica instytucji

    – Bezpieczeństwo dokumentacji jawnej

    – Akty prawne związane z ochroną informacji

    – Atrybuty bezpieczeństwa informacji

    – Zasady zapewnienia bezpieczeństwa informacji

    – Normy w przetwarzaniu informacji

    4. Tworzenie, wdrażanie i doskonalenie Instrukcji Kancelaryjnej

    – Rola Koordynatora Czynności Kancelaryjnych - (KCK).

    – Zarządzenia wewnętrzne wprowadzające stosowanie Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt (RWA), Instrukcji Kancelaryjnej, Instrukcji Archiwalnej

    – Rozszerzanie RWA (z udziałem archiwum miejscowo właściwego)

    – Doskonalenie pracy

    5. Rodzaje nowoczesnej dokumentacji, dokument i jego charakterystyka.

    – Dowód pierwszorzędny

    – Pojęcie „Dokument”

    – Rodzaje dokumentów

    – Dokument elektroniczny

    – Zabezpieczenie oryginalności dokumentów

    – Lokowanie pieczęci urzędowych, podpisów i dat na dokumencie, kolory, rodzaje atramentów i tuszy, lakowanie i wyciskanie znaków, inne zabezpieczenia

    – Kopiowanie dokumentów

    – Sporządzania odwzorowań cyfrowych

    – Weryfikacja autentyczności dokumentu (barkody i inne rodzaje sygnowania elektronicznego)

    6. Fizyczne właściwości dokumentu

    – Papierowe nośniki dokumentu

    – Elektroniczne nośniki dokumentu

    – Przesyłki w formie e-mailowej, elektroniczna skrzynka podawcza

    – Inne nośniki

    7. Dobra praktyka przetwarzania dokumentów.

    – Stanowisko pracy z dokumentami

    – Rozpoczęcie, i zakończenie pracy z dokumentami

    – Przechowywanie dokumentów

    – Skuteczne niszczenie dokumentów papierowych (także danych na innych nośnikach)

    – Postępowanie z aktami w sytuacji reorganizacji/likwidacji komórki organizacyjnej lub ustania działalności jednostki

    8. Kategorie dokumentów

    – Dokument generujący akta sprawy

    – Dokument nietworzący akt sprawy

    9. Obieg dokumentów

    – Tworzenie dokumentu

    – Metryka dokumentu

    – Otrzymywanie (wpływ) dokumentu

    – Otwieranie i sprawdzanie korespondencji/przesyłki wpływającej

    – Wysyłanie dokumentu

    – Przekazywanie dokumentu

    – Dokument wewnętrzny

    10. Punkty zatrzymań

    – Punkt kancelaryjny

    – Kierownik podmiotu

    – Dekretacja ręczna, elektroniczna, zastępcza

    – Prowadzący sprawę

    – Akceptujący

    – Akceptacją jedno lub wielostopniowa projektu dokumentu

    11. Tworzenie metadanych opisujących:

    – Przesyłki wpływające

    – Przesyłki wychodzące

    – Sprawy nie będące przesyłkami

    – Sprawę

    12. Praktyka kancelaryjna w systemie EZD (Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją)

    13. Sprawa

    – Prowadzenie spisów i opisów

    – Zakładanie teczek aktowych i podteczek

    – Nadawanie znaku sprawy

    – Interoperacyjność znaku sprawy

    14. Porządkowanie i przechowywanie dokumentów

    – Zasady funkcjonowania składów chronologicznych i składów informatycznych nośników danych

    – Procedura wypożyczenia dokumentu, karta wypożyczeń

    – Weryfikacja tożsamości i uprawnień w żądaniu wydania dokumentu

    – Podstawa bezpiecznego udostępniania dokumentu i wybranych danych z dokumentu

    15. Archiwizacja

    – Obowiązki archiwizacyjne, dokumentacja niearchiwalna

    – Przechowywaniem dokumentacji, składnica akt

    16. Test końcowy z elementami pracy z dokumentem

    Materiały szkoleniowe:

    1) Wybrane wzory dokumentów i ich spisów.

    2) Do wglądu przykładowy komplet dokumentów wdrażających instrukcje w tym kancelaryjną.

    3) Próbki różnych nośników dokumentów np. typu papierowego - „niezniszczalne”, „niekopiowalne”, uwierzytelnione.

    Informacje dodatkowe:

    – Możliwość kontaktu z wykładowcą po zakończeniu szkolenia, ew. dalsza usługa typu „hotline”.

    – Wyczerpujące, unikalne, autorskie materiały szkoleniowe.

    – Szkolenie może być przygotowane w sposób uwzględniający specyfikę pracy i potrzeb osób szkolonych, także celów socjotechnicznych i psychologicznych pożądanych przez kierownictwo urzędu/instytucji/firmy.

    Grupa docelowa:

    – Kadra kierownicza urzędów, osoby zajmujące samodzielne stanowiska pracy, pracownicy zajmujących się merytorycznym załatwianiem spraw w urzędzie i planowaniem logistyki pracy.

    – Pracownicy archiwów, odpowiedzialni za archiwum, oraz zarządzanie obiegiem dokumentów w instytucji/firmie.

    – Pracownicy organów administracji publicznej, rządowej, samorządowej i specjalnej.

    – Pracownicy przedsiębiorstw w których konieczne jest zaprojektowanie i wdrożenie spójnego, jednolitego, opartego na zaplanowanych zasadach, przepływu informacji.


    Cena szkolenia - 350 zł.